中醫診所轉系統：資料匯入與免費協助指南
想轉用電子病歷，卻擔心多年資料要重新輸入？無論現時使用紙本、試算表或其他診所系統，第一步都是了解手上有甚麼資料、可以怎樣整理，再決定搬遷範圍與切換安排。
健雲（MediCloud）提供免費協助資料匯入，亦可按診所需要免費客製化；實際範圍、可行性及安排會先與您確認。您可先註冊三個月免費試用（免信用卡），用虛構資料熟習操作，再討論現有資料如何處理。
轉系統前，先確認想改善哪些病歷管理工作
電子病歷的價值，是讓醫師與職員更容易查找和整理已記錄的資料。試用時，建議按診所日常工作核對以下幾點：
- 查閱病史與跟進紀錄：能否找到所需的病人資料、過往診症及處方，並辨認日期與先後次序？可參考查看病人資料教學及在診症紀錄載入以往病歷教學。
- 減少重複抄寫：電子記錄可減少手寫字跡難辨及反覆抄錄的困擾，但輸入與匯入結果仍要核對。試用時可走一次新增診症紀錄的操作。
- 配合中醫診療習慣：以四診、舌象、脈象、藥名、劑量及用藥天數等記錄需要作核對，確認欄位和呈現方式是否合用。健雲的常用處方與拼音搜尋教學亦可協助您評估開方流程。
- 方便團隊協作與資料管理：醫師與職員應按工作需要設定權限；可參考職員權限設定教學。診所也應保留原資料備份，確認日後查閱及管理安排，不能只因轉用電子病歷就省略這些工作。
資料搬遷：診所可先準備的四個步驟
以下是診所可採用的準備及核對建議。實際匯入範圍、方式和時間，需要先按資料來源、欄位及診所需要確認。
1. 盤點資料來源，保留原始備份
先列出現有資料放在哪裏、涵蓋哪些年份、大約有多少筆，以及誰可存取或匯出。病人名單、診症紀錄、處方、藥材庫存與附件可分開盤點；列入清單不代表每一類都能直接匯入。
- 紙本病歷：先為整理工作排優先次序，例如先處理仍在覆診病人的必要資料，再規劃較早的記錄。紙本需要另行整理或輸入，不能假設會自動轉成電子病歷。
- 試算表：保留原檔，記下每欄的用途、日期格式及藥材單位，留意重複病人、空白欄位與不同編號寫法。
- 其他診所系統：先了解可否匯出、可用格式、包含哪些欄位，以及病歷與附件是否需要分開取得。即使能匯出 CSV，也要評估內容及欄位能否對應。
整理前先備份原檔或匯出資料，並記下備份日期。清理或轉換格式時使用副本，保留可供核對的原始版本；紙本原件亦應妥善保存。
2. 用欄位說明或匿名樣本評估匯入範圍
首次查詢可先說明現有系統、資料類別、約略數量與想解決的問題，附上欄位名稱及格式說明已足夠開始討論。需要展示例子時，請使用虛構或徹底去識別化的樣本，包括自由文字及附件內容；只刪除姓名未必足夠。
建議先釐清：
- 哪些欄位可對應，哪些需要整理、轉換或另行處理？
- 病人編號如何配對，能否保留病人、診症與處方之間的關係？
- 日期、中文文字及劑量單位如何呈現，缺漏或重複紀錄如何處理？
- 舊病歷及附件哪些可納入今次範圍，哪些需要保留其他查閱方式？
**請勿把真實病人資料寄到普通查詢電郵。**如後續確有需要處理真實資料，應先確認適當的傳送渠道與診所授權，再按已確認的範圍安排。
3. 商討搬遷安排，預留職員熟習時間
確認資料範圍後，再商討處理方式、時間、診所負責人及日常工作安排。建議事先想清楚：匯出後新增或修改的紀錄由誰跟進，核對期間如何查閱原資料，以及甚麼情況下才適合切換。
不一定要一次搬完多年病歷；可先討論是否分批處理，或先建立新記錄，再整理歷史資料。安排取決於來源資料與診所運作需要，應預留整理、修正及核對時間。
若流程或功能需要調整，可把實際工作例子與優先次序列出來。健雲可按需要免費客製化，具體可行性、範圍及時間先討論，讓診所清楚知道今次會處理甚麼。
4. 由診所核對結果，再安排切換
建議指定熟悉原資料的人負責核對，並記下差異與待處理項目。除了記錄總數，亦要抽查資料內容與對應關係：
- 病人資料：編號與病人是否正確配對，有沒有重複、漏記或文字顯示問題？
- 病歷與處方：抽查不同日期及有特殊欄位的紀錄，確認診症與處方屬於正確病人，日期、藥名、劑量及單位是否一致。
- 約定範圍：可匯入的項目是否齊全？未納入的歷史資料或附件，是否仍有合適的查閱安排？
- 日常操作：請醫師與職員以虛構資料演練查找病人、新增診症及開方，確認權限與使用方式。
如有差異，先釐清、修正並再次核對。保留原始備份，待負責人確認結果、職員熟悉操作後，再按診所安排切換。若同時要整理藥材、帳號及收據設定，可參考中醫診所開業／轉系統準備清單。
常見問題
所有舊病歷及附件都能匯入嗎？
需要先評估。資料來源的匯出能力、欄位與內容完整度，會影響可處理範圍。免費協助資料匯入不代表所有格式、所有歷史資料及附件都能直接搬入；可匯入及需另行處理的部分，應先確認。
只有紙本病歷，也可以開始試用嗎？
可以先用虛構資料熟習系統，並為紙本整理排優先次序，例如先建立新病人的電子記錄，再逐步處理較常查閱的舊資料。紙本如何整理、由誰輸入及處理多少，需要另行商討。
第一次查詢需要提供真實病人資料嗎？
不需要。先說明現有系統、欄位及搬遷問題，必要時用虛構或徹底去識別化的樣本討論。查詢電郵用於聯絡與了解需要；真實病人資料應待適當渠道與授權確認後才處理。
先試用，再決定搬遷安排
健雲首三個月免費，免信用卡；試用後可選擇以 HK$500／月繼續使用。免費協助資料匯入及按需要免費客製化，可在了解來源、欄位與診所工作後商討具體範圍。
想先了解搬遷可行性，可電郵 chris@medicloud.hk，說明現有系統、資料類別及希望改善的工作；首次查詢毋須附上真實病人資料。